Vì sao vnetmic.vn không thu phí thanh toán: tiền về thẳng tài khoản shop

Chắc anh chị cũng từng gặp cảnh khách nhắn “em chuyển rồi nhé”, nhưng mở sao kê ra vẫn chưa thấy tiền đâu. Nhân sự kho và bán hàng bên tụi tôi đã gặp chuyện này không ít lần, và mỗi lần như thế cả đội lại mất cả buổi chiều chỉ để dò từng dòng giao dịch. Bài này kể lại lý do chúng tôi chọn nhận chuyển khoản trực tiếp và cách việc đối chiếu trở nên nhẹ nhõm hơn. Lý do vnetmic.vn không thu phí thanh toán cũng bắt nguồn từ những buổi đối soát vất vả ấy.

Khi khách chuyển khoản xong mà shop vẫn chưa biết

Đây là tình huống phổ biến nhất, và cũng là chuyện khiến người làm khó chịu nhất. Khách chuyển tiền xong thì nhắn tin báo, còn bên tôi phải tự mở sao kê để kiểm tra xem tiền đã về hay chưa. Với một đơn lẻ thì chuyện này không đáng kể.

Nhưng những hôm có vài chục đơn vật tư như xi măng, cát đá hay sơn chống thấm, việc dò sao kê bằng tay trở thành gánh nặng thật sự. Anh Nguyễn Hữu Tài, người quản lý kho vật tư bên tụi tôi gần mười một năm nay, nhớ có hôm cả kho phải ngồi đối chiếu đến tận tối muộn.

Hệ quả cũng khá rõ. Đơn phải chờ xác nhận tiền lâu hơn nên giao hàng chậm, khách sốt ruột gọi hỏi nhiều lần. Có khi khách ghi nội dung chuyển khoản rất chung chung, chỉ ghi “chuyển tiền”, khiến người đối chiếu phải đoán khoản này thuộc đơn nào. Thời gian bỏ ra cho những việc đó lẽ ra nên dành cho khách, nhất là các thầu nhỏ đang cần hàng gấp trong ngày.

Vì vậy chúng tôi cho rằng việc xác nhận thanh toán nên được tự động hóa ngay từ đầu, đừng đợi đến khi số đơn đã đông mới lo liệu.

Tiền đi thẳng vào tài khoản của bạn, không qua ai giữ hộ

Có hai cách nhận tiền khá khác nhau. Cách thứ nhất là đi qua một bên trung gian: khách trả tiền cho bên đó, bên đó giữ lại rồi mới chuyển về shop theo lịch của họ. Cách thứ hai là khách chuyển khoản thẳng vào tài khoản ngân hàng của shop, không có ai ở giữa.

Bên tụi tôi chọn cách thứ hai. Lý do khá đơn giản: shop chủ động được dòng tiền của mình. Tiền về lúc nào, bao nhiêu, người trong đội đều thấy ngay trong tài khoản, không phải chờ theo lịch thanh toán của bên khác.

Có một lưu ý quan trọng là nên kiểm tra tài khoản nhận tiền có đứng tên chính chủ doanh nghiệp hay không. Tài khoản đứng tên người khác dễ phát sinh rắc rối khi đối soát hoặc khi cần làm việc với ngân hàng, nên anh chị cân nhắc kỹ từ đầu.

Mã QR động: mỗi đơn một mã, ít nhầm lẫn hơn

QR động là loại mã được tạo riêng cho từng đơn hàng, trong đó đã gắn sẵn số tiền và nội dung chuyển khoản. Khách chỉ cần quét và xác nhận, không phải tự gõ số tiền hay nội dung.

So với QR tĩnh, tức mã dùng chung cho mọi khách mà khách phải tự điền số tiền, QR động giảm đáng kể tình trạng chuyển sai số tiền hoặc sai nội dung. Đây là điểm tiết kiệm công sức rõ nhất mà đội ngũ thấy khi làm việc với khách mua cây cảnh văn phòng hay đồ dùng sửa nhà.

Quy trình thường diễn ra như sau: khách chọn sản phẩm, hệ thống tạo một QR động cho đơn đó, khách quét mã và thanh toán. Khi tiền về, hệ thống nhận đúng đơn tương ứng và ghi nhận. Quy trình nghe đơn giản, nhưng chính khâu này giúp người đối chiếu không còn phải đoán nữa.

Hệ thống tự xác nhận giao dịch hoạt động ra sao

Phần này hơi kỹ thuật, nhưng nắm ý chính là đủ. Ngân hàng có một kênh kết nối gọi là API, dùng để báo về mỗi khi số dư tài khoản biến động. Hệ thống xác nhận thanh toán đứng ở giữa, lắng nghe kênh đó và so khớp với các đơn đang chờ.

Khi có giao dịch khớp, hệ thống gửi một thông báo về website, gọi là webhook. Website nhận được thông báo thì tự chuyển trạng thái đơn sang “đã thanh toán” mà không cần ai bấm tay. Nhờ vậy shop có thể chuẩn bị giao hàng gần như ngay lập tức.

Cần lưu ý về bảo mật. Thông báo kiểu này có thể bị giả mạo nếu không kiểm tra, nên người ta thường dùng chữ ký HMAC (một đoạn mã băm đi kèm mỗi thông báo, chỉ hệ thống thật mới tạo được). Website kiểm tra chữ ký trước khi tin, thông báo giả sẽ bị loại ngay.

Hệ thống xác nhận thanh toán trên website đang dùng MONA Pay

Website này hiện đang dùng MONA Pay để xác nhận chuyển khoản tự động. Khách vẫn chuyển thẳng vào tài khoản ngân hàng của shop, đúng với nguyên tắc đã nói ở trên.

Nếu anh chị muốn tìm hiểu cách tính phí hay các gói sử dụng, có thể xem bảng giá và gói sử dụng tại đây. Ngoài ra, anh chị cũng nên đọc chính sách thanh toán của bên tụi tôi để nắm rõ các hình thức nhận tiền đang áp dụng, và ghé vnetmic.vn để xem các nhóm vật tư đang bán.

Với trường hợp khách chuyển rồi mà shop chưa thấy tiền về, tụi tôi có viết riêng một bài hướng dẫn cách xử lý, anh chị có thể đọc khách chuyển khoản rồi mà shop chưa thấy tiền về: xử lý thế nào?. Còn nếu đang đối soát tiền cọc cho các đơn vật tư lớn, anh chị xem thêm đối soát chuyển khoản tiền cọc vật tư xây dựng sẽ thấy rõ hơn.

Chi phí và gói dùng thử nên cân nhắc thế nào

Khi chọn giải pháp xác nhận thanh toán, điều đầu tiên nên xem là cách tính phí: theo từng giao dịch hay theo gói cố định. Tính theo phần trăm mỗi giao dịch nghe có vẻ nhỏ lúc đầu, nhưng khi doanh thu tăng lên thì khoản đó không hề nhỏ.

Gói miễn phí tới 500 giao dịch mỗi tháng khá phù hợp cho shop mới bắt đầu. Anh chị có thể dùng thử, xem quy trình có hợp với cách làm của mình không, rồi mới quyết định nâng gói.

Với gói cố định, chi phí hằng tháng dễ dự tính hơn nhiều so với tính theo phần trăm trên từng giao dịch. Nhìn vào con số cố định là biết trước tháng này sẽ tốn bao nhiêu.

Những sai lầm hay gặp khi xác nhận chuyển khoản

Sai lầm đầu tiên là đối chiếu thủ công khi đơn đã tăng nhanh. Lúc ít đơn thì vẫn ổn, nhưng khi đông lên, người làm rất dễ bỏ sót, dẫn đến giao nhầm hàng hoặc giữ đơn oan cho khách.

Thứ hai là không yêu cầu khách ghi đúng nội dung chuyển khoản. Dù đã nhắc, vẫn có khách ghi sai, nên tốt nhất để hệ thống tự gắn nội dung thông qua QR động.

Thứ ba là bỏ qua bước kiểm tra trạng thái giao dịch trước khi giao hàng. Có lúc khách báo đã chuyển nhưng giao dịch chưa thực sự hoàn tất. Giao hàng quá sớm trong trường hợp này rất dễ phát sinh rắc rối.

Các bước triển khai cho shop nhỏ

Bước đầu tiên là xác định rõ tài khoản nhận tiền và luồng đơn hàng hiện tại. Nên vẽ lại hành trình của một đơn từ lúc khách đặt đến lúc giao, rồi tìm xem khâu nào tốn thời gian nhất, chẳng hạn khâu chờ xác nhận tiền về trước khi xuất kho.

Tiếp theo là kết nối phần xác nhận chuyển khoản vào quy trình bán hàng, với mục tiêu để trạng thái đơn tự cập nhật thay vì phải chép tay từng dòng.

Cuối cùng, đừng áp dụng ngay cho toàn bộ khách. Hãy thử với vài giao dịch nhỏ trước, kiểm tra kỹ từng trường hợp, rồi mới mở rộng. Làm từ từ như vậy thường ít sự cố hơn.

Câu hỏi thường gặp

Tiền có đi qua MONA Pay trước khi về tài khoản shop không?

Không. Khách chuyển khoản thẳng vào tài khoản ngân hàng của shop, MONA Pay chỉ hỗ trợ xác nhận giao dịch chứ không giữ tiền hộ.

QR động khác QR tĩnh ở điểm nào?

QR động được tạo riêng cho từng đơn, đã gắn sẵn số tiền và nội dung. QR tĩnh dùng chung cho mọi khách, khách phải tự nhập số tiền và nội dung nên dễ sai hơn.

Gói miễn phí có giới hạn gì?

Gói miễn phí dùng được tới 500 giao dịch mỗi tháng. Nếu vượt mức này, anh chị nên xem bảng giá để chọn gói phù hợp với quy mô của mình.

Có cần biết lập trình để dùng webhook không?

Phần kết nối webhook thường cần người có kiến thức kỹ thuật thiết lập một lần. Sau đó vận hành hằng ngày, shop không cần biết lập trình, chỉ cần theo dõi trạng thái đơn là đủ.