Đối soát chuyển khoản tiền cọc vật tư xây dựng

Sáng nay tôi vừa chốt xong hai chuyến xe tải chở 15 khối cát và 25 bao xi măng đi giao xuống một công trình nhà phố ở Quận 6. Đang lúi húi sắp xếp lại mấy thùng sơn ngoài sân thì điện thoại báo ting ting, anh Hùng thầu quen nhắn nạp 5.000.000đ tiền cọc vào tài khoản rồi mà chờ mãi chưa thấy kế toán xác nhận để xuất kho. Xe đành nằm chờ. Khâu đối soát chuyển khoản này ngày nào cũng làm anh em quản lý kho bãi nhức đầu, nhưng từ lúc siêu thị vật tư bên tôi áp dụng báo có tự động thì vận hành nhẹ nhàng hơn hẳn. Tôi là Tài, 11 năm làm quản lý kho vật tư xây dựng ở khu vực này, hôm nay rảnh rỗi ngồi kể lại chút chuyện tháo gỡ khó khăn khi nhận tiền cọc cho anh em cùng ngành tham khảo.

Lỡ chuyến xe giao hàng vì đợi kế toán xác nhận

Anh em làm nghề cung cấp vật tư xây dựng hay trang trí nhà cửa chắc rành tính cách làm việc của dân công trình, sáng sớm tầm sáu giờ rưỡi là thầu thợ đã í ới gọi điện réo giao cát đá, sắt thép tới tận nơi cho kịp đội thợ trộn hồ. Thợ không thể chờ. Bình thường khách chốt đơn vật tư bên siêu thị Vnetmic xong, đa số anh chị đều cọc trước 30% giá trị đơn hàng để tôi sắp xếp xe tải chạy. Hồi giữa năm ngoái, tôi từng bị kẹt một vố nhớ đời với anh Thắng, một thầu xây dựng chuyên nhận làm nhà phố quanh khu vực thành phố.

Hôm đó anh nhắn nạp 40.000.000đ cọc mấy tấn thép cuộn và tôn lợp mái, giục tôi cho xe chở tới liền vì thợ đang phơi nắng chờ sẵn ở công trình. Tôi lật đật chạy vào văn phòng hỏi kế toán xem tiền vào chưa để ký phiếu xuất kho. Ngặt nỗi bạn kế toán bảo đầu giờ sáng có tới mấy chục người nạp tiền mua hàng, để bạn mở trang web ngân hàng lên rà lại từ từ, dò từng dòng một. Việc đối soát chuyển khoản tay khiến chiếc xe tải chất đầy hàng bên tôi phải đậu mốc mỏ hơn 2 tiếng đồng hồ. Tới lúc chạy ra được đường lớn thì dính ngay đoạn kẹt xe giờ cao điểm ở bùng binh Cây Gõ. Lần đó anh Thắng gọi điện cằn nhằn rát tai vì làm trễ tiến độ thi công của thợ, mà tôi cũng chỉ biết gãi đầu xin lỗi chứ đâu thể tự ý cho xe chạy khi kế toán chưa gật đầu.

Mớ bòng bong khi mỗi khách ghi một kiểu nội dung

Làm cái nghề cung cấp vật tư này, siêu thị bên tôi phục vụ đủ nhóm khách, từ chủ nhà tự đi mua đồ sửa bếp đến mấy nhà thầu nhỏ lẻ. Thành ra cái chuyện gửi tiền cọc mua hàng nó cũng muôn hình vạn trạng, rối rắm lắm anh em. Có người thì cẩn thận ghi đúng mã đơn hàng 12 chữ số, có chị chỉ ghi cọc tiền gạch men 2.500.000đ. Thậm chí có thợ nạp 5.000.000đ rồi mới gọi điện báo cho kho nhờ cộng ví giúp anh. Nhân viên kho như tôi đứng giữa vòng vây, một bên là mấy tài xế xe tải la ó đòi bốc 200 bao xi măng cho kịp chuyến, một bên là kế toán đang loay hoay mở app, lọc ngày tháng rồi dò tìm từng dòng giao dịch ngân hàng.

Tình trạng đơn hàng chờ cọc treo lơ lửng diễn ra như cơm bữa ở kho. Đau đầu nhất là sai nội dung. Có hôm tôi báo giá một lô ống nước bằng nhựa Bình Minh dài 50 mét, thầu chốt ok hết rồi nhưng lúc nạp tiền thì lại ghi sai cú pháp, thiếu mất chữ cái đầu của mã đơn. Kế toán bận đối chiếu với cả chục giao dịch cùng số tiền hai triệu đồng nên mãi chưa tìm ra chủ nhân, đơn bị treo từ sáng tới tận xế chiều. Tới lúc chốt được thì xưởng cung cấp báo giá nguyên liệu tăng thêm hai phần trăm, làm tôi lại phải nhấc máy gọi điện giải thích với khách, mất cả buổi chiều. Cứ tới tầm chiều muộn, nhìn mấy bạn kế toán hì hục ngồi đối soát chuyển khoản hàng nghìn giao dịch bằng file Excel mà tôi thấy mệt thay. Mắt phải nhìn chằm chằm vào màn hình dò từng con số, chỉ cần lệch một số không là thức trắng đêm ở lại công ty tìm cho ra chỗ hụt tiền.

Gỡ rối nhờ tính năng báo có tự động cho cửa hàng

Sau đợt cao điểm mùa mưa năm ngoái, lượng khách mua màng chống thấm và xi măng tăng vọt. Anh giám đốc bên tôi quyết định phải tìm cách dẹp cái tình trạng ùn tắc này. Anh bảo không thể để anh em kho bãi cứ đứng chờ dài cổ chỉ vì ba thao tác thủ công, phải kiếm hệ thống nào khách nạp tiền là báo về máy để kho chủ động xuất hàng. Bọn tôi ngồi bàn bạc chán chê. Hồi đầu anh em tính xài thử mấy cổng thanh toán của nước ngoài như PayPal hay Stripe, nhưng thấy quy đổi tiền đô rắc rối, lại không xuất được hoá đơn có mã số thuế Việt Nam nên đành bỏ qua, chuyển sang dùng giải pháp tự động khớp đơn để tháo gỡ dứt điểm nút thắt này.

Cái hay của giải pháp này là nó cấp cho mỗi khách hàng một số tài khoản ảo cố định bên ngân hàng ACB. Tiền không qua ví điện tử trung gian rườm rà, bên tôi cũng không bị trừ phí phần trăm trên mỗi đơn. Khách nạp 50 triệu mua sắt thép rầm rộ hay chỉ nạp 500 nghìn mua vài chậu cây cảnh văn phòng thì tiền đều đi thẳng vào tài khoản ACB của công ty. Ngay lập tức, bên ngân hàng báo cho hệ thống biết giao dịch đó đã thành công tức thì. Tốc độ báo cáo theo tôi thấy là rất gọn lẹ. Tiền bên tài khoản khách vừa bị trừ xong thì chưa tới chục giây sau màn hình điện thoại của tôi cũng nháy lên thông báo xác nhận.

Chuyện tra sao kê tay mờ mắt giờ lùi vào dĩ vãng

Nhờ áp dụng cơ chế mỗi người một số tài khoản ảo cố định, quy trình đối soát chuyển khoản trở nên êm ru hẳn. Thầu thợ chốt đơn vật tư xong cứ mở ứng dụng ngân hàng lên quét mã QR nạp thẳng vào số tài khoản ảo của riêng mình. Hệ thống tự động cập nhật số dư ví của khách và chuyển trạng thái đơn hàng sang đã cọc. Webhook gửi thông tin từng giao dịch về, phần mềm bán hàng bên tôi phản hồi lại trong vòng 10 giây là coi như xong chuyện. Mọi thứ rất nhanh. Đúng là nhàn nhã. Mỗi giao dịch như vậy đều mang một mã định danh riêng biệt nên tôi thấy không bao giờ xảy ra vụ cộng trùng lặp tiền của khách.

Đứng làm việc ngoài bãi kho, tôi chỉ cần cầm chiếc điện thoại thấy trạng thái đơn hàng nhảy sang đã thanh toán là lập tức hô hào anh em bốc vác xi măng, gạch ốp lát lên xe tải đi giao. Cuối ngày, mấy bạn kế toán bên tôi cũng thở phào nhẹ nhõm. Thay vì tải cục file sao kê Excel nặng trịch về dò mờ cả mắt, giờ chỉ việc tra danh sách giao dịch theo từng tài khoản ảo trực tiếp trên giao diện quản lý. Mỗi trang chỉ hiển thị tối đa 100 giao dịch nhìn rất thoáng, cứ kiểm tra khớp với sổ ví khách là khoá sổ đi về. Giao dịch nào rớt mạng phần mềm chưa kịp nhận thì kế toán cứ bấm nút gửi lại thông qua webhook nằm trong lịch sử.

Hai chỗ thiết kế dở làm khó anh em kế toán

Dù gỡ được khâu kẹt xe ở bãi bốc hàng, xài thực tế một thời gian tôi cũng thấy có vài chỗ dở. Cái gây phiền nhất là gói miễn phí của bên này cung cấp chỉ cho phép đúng 500 giao dịch mỗi tháng. Với một siêu thị vật tư xây dựng phục vụ thầu nhỏ lẻ và chủ nhà như bên tôi, có ngày xuất vài chục hoá đơn tiền cát đá lắt nhắt thì cái mức đó bay vèo vèo. Đơn nhiều là kẹt cứng. Khách chuyển lặt vặt vài hôm là đụng trần giới hạn, muốn hệ thống chạy tiếp thì công ty phải móc hầu bao trả từ 99.000đ mỗi tháng. Tháng nào bận quá quên đóng tiền là hệ thống ngưng, anh em lại lóc cóc quay về báo tin thủ công như cũ.

Thêm một chỗ dở nữa là hiện tại hệ thống thanh toán MONA Pay và tài khoản hoá đơn điện tử eInvoice của họ vẫn bắt người dùng đăng nhập rời rạc, chưa chịu gộp chung làm một bộ tài khoản thống nhất. Mấy bạn kế toán bên tôi cằn nhằn mãi vì mỗi lần đối soát chuyển khoản xong, muốn xuất hoá đơn cho khách lại phải mở tab mới, gõ email và nhập mật khẩu lại từ đầu, than phiền miết. Phải nhớ hai bộ mật khẩu và đổi qua lại liên tục giữa hai trang làm thao tác bị vụn vặt, chậm chạp.

Kế hoạch nâng cấp quy trình vận hành kho bãi

Nhìn chung từ hồi có báo có tự động, gánh nặng tâm lý của anh em quản lý kho vật tư tụi tôi nhẹ đi hẳn. Tôi hết phải đứng ngáp vặt chờ điện thoại xác nhận của kế toán, còn mấy nhà thầu xây dựng cũng hài lòng vì vật tư giao bén hơn hẳn trước kia. Khoản đầu tư xứng đáng. Sắp tới, tôi tính ngồi lại với anh giám đốc chốt mua luôn gói trả phí 1 năm để kế toán làm việc thoải mái, khỏi phập phồng canh me số lượng giao dịch vào cuối mỗi tháng nữa. Tôi cũng rục rịch đề xuất bộ phận công nghệ dùng API kết nối thẳng thông báo đơn hàng vào nhóm chat chung của tài xế để anh em nổ máy xe chuẩn bị trước, tiết kiệm thêm 5 phút chờ đợi lúc lên hàng.